روابط عمومي
مقدمه
يكي از عواملي كه در سرنوشت هر مؤسسه، گروه ويا حتي يك فرد اهميت و ارزش اساسي دارد و آنها را در نيل به اهداف خود ياري مي‌دهد، كيفيت رابطه آنها با افراد و مؤسساتي است كه با آنها سروكار دارند و همچنين با افكار عمومي جامعه‌اي است كه در آن به فعاليت مشغول هستند. هر اندازه اين ارتباط، بهتر ايجاد شده و به شكل موثرتري گسترش يافته باشد، به همان اندازه آن فرد، گروه و مؤسسه در دستيابي به اهداف خود موفق‌ترخواهد بود.
امروزه اين امر به عنوان يك اصل اساسي در مديريت پذيرفته شده كه افراد و مؤسسات براي‌رسيدن هرچه بهتر و راحت‌تر به مقاصد خود نيازمند به حسن رابطه و درك متقابل و توسعه تفاهم با يكديگر و عموم مردم مي‌باشند. به اين منظور واحدي تحت عنوان روابط عمومي در دانشگاه ايجاد و به فعاليت مشغول است.
رسالت روابط عمومی
روابط عمومی = شناسایی ، شناساندن و حسن تفاهم
شرح وظايف:
وظایف روابط عمومی
وظیفه اصلی روابط عمومی ها فضاسازی مناسب برای پیشبرد اهداف وزارت علوم است .
روابط عمومی رابط بین سازمان و دنیای بیرون ، دنیای بیرون با سازمان و رابط رئیس سازمان با کارکنان است .
-وظایف درونی ( سروکار با کارکنان و رئیس )
راز دارترین : کارکنان باید احساس کنند که یک حامی قوی به نام روابط عمومی که نزدیک ترین فرد با رئیس سازمان است وجود دارد .
درک کردن و همدلی با کارمند از راه های جلب اعتماد آنهاست . نصف ارتباطات شنیدن است . توان شنیدن و ظرفیت پذیری خود را از همکاران بیشتر کنیم . هر چقدر به مردم اعتماد کنیم به همان میزان جواب می گیریم .
زمانی ما می توانیم از کسی انتقاد کنیم و او واکنش منفی نشان نمی دهد که به او ثابت کنیم که دوست او هستیم و این مسئله نیازمند زمان است .
توقع دوستان از شما این است که پس از زحمات شما در کار حقوق و غیره انتظار کارهای فرهنگی را هم دارند
-وظایف بیرونی
یکی از وظایف روابط عمومی ارتباط گیری و برقراری ارتباط مؤثر است .
-مخاطبان عام ( مردم ، دانشجویان )
-مخاطبان خاص
مهمترین بخش یک سازمان روابط عمومی است اگر روابط عمومی منعکس کننده فعالیت های یک سازمان باشد .
وظایف روابط عمومی
1-اعتماد سازی 2- بستر سازی 3- برجسته سازی 4- فرهنگ سازی 5- تمدن سازی
بی اعتمادی مخاطب به ما باعث بعضی ناهنجاری ها می شود . 2 بستر سازی یعنی زمینه ی لازم برای اجرای یک برنامه و یا انتشار یک خبر 3 مطالب را آنگونه که هست به نحوی منتقل می کنیم که در ذهن مردم اثرگذار باشد .
مهمترين وظيفه روابط عمومي، شناخت افكار عمومي و نفوذ در آن براي جلب رضايت افكارعمومي نسبت به دانشگاه است كه هم در درون دانشگاه و هم در بيرون از دانشگاه، دنبال مي‌شود. بي‌ترديد اين وظيفه در قالب مجموعه‌اي از فعاليتهاي ارتباطي صورت مي‌گيرد كه مي‌توان آنها را تحت‌عناوين ارتباطات، اقدامات فرهنگي، انتشارات، سنجش افكار و پژوهش و برنامه‌ريزي دسته‌بندي كرد.
ارتباطات
روابط عمومی مهندسی رضایت و توافق است . با کسب رضایت مردم است که سازمان به تعالی می رسد .
الگوی اداره روابط عمومی 1- برای ارتباط با مردم حقیقت لازم نیست – روابط عمومی کارمند سازمان است البته این باعث بدبینی به روابط عمومی و سازمان می شود . ( نجابت ، شخصیت و درک لازمه روابط عمومی است . )
2-الگوی اطلاع رسانی : وظیفه اصلی روابط عمومی نشر اطلاعات است اما نه همه اما اطلاعاتی که به نفع سازمان است نه منفی ها . ما در این نوع نقش نمایشی داریم .
3-حقیقت خوب است ، از مردم نظرخواهی کنیم ، مخاطب فعال است ، اما کفه سازمان سنگین تر باید باشد نسبت به مردم . مخاطب باید اغناع شود .
4- بهترین الگو : مخاطب سرسخت و فعال است . مخاطب باید به تفاهم برسد که این روش برای او خوب است . تحقیقات نقش ویژه ای در این نوع دارد .
ارتباطات در سازمان ابزاری است برای رسیدن به هدف مطلوب
- سياستگذاري، برنامه‌ريزي و كاربرد شيوه‌ها و برنامه‌هاي مناسب براي انعكاس اهداف، سياستها، فعاليتها، برنامه‌ها و مواضع دانشگاه به مخاطبان، رسانه‌ها و جامعه.
- گردآوري، جمع‌بندي و تحليل نظرها و ديدگاههاي مردم، نخبگان و رسانه‌ها در زمينه فعاليتهاي دانشگاه و ارائه آن به حوزه هاي مربوطه.
- تلاش براي تقويت هرچه بيشتر روحيه تفاهم بين اعضاي هيات علمي، دانشجويان، كاركنان و مديران و زمينه‌سازي‌براي برقراري ارتباط بين آنان.
- اعلان مواضع دانشگاه.
- شركت در جلسه‌هاي مهم دانشگاه به منظور آگاهي از سياستها، خط مشي‌ها، برنامه‌ها و روند فعاليتها و نيز آگاهي از نتايج ساير نشستها و گردهمايي‌ها و جلسه‌ها.
- تدوين تقويم جامع ارتباطات دانشگاهي در قالب ملاقاتها و بازديدهاي مسؤولان دانشگاه باشخصيتهاي حقيقي و حقوقي، اعضاي هيات علمي، كاركنان، دانشجويان و اقشار مختلف مردم با هدف تداوم و گسترش اصولي وتلطيف روابط.
- تدارك تمهيدات و اقدامات لازم براي راهنمايي ارباب رجوع و تسهيل دسترسي به مسؤولان‌دانشگاه.
- برنامه‌ريزي و اطلاع‌رساني به مردم درباره عملكرد دانشگاه با انگيزه تنوير افكار عمومي.
- تدوين برنامه سالانه مصاحبه‌هاي مسؤولان دانشگاه با مطبوعات، متناسب با اولويتهاي دانشگاهي ونيازهاي افكار عمومي.
- تهيه و تنظيم اطلاعات پايه‌اي از دانشگاه براي ارائه به مراجعان و ميهمانان دانشگاه به زبانهاي مختلف.
- ايجاد ارتباط مناسب با مطبوعات، راديو، تلويزيون و خبرگزاري‌ها و بهره‌برداري بهينه از آنها براي‌اطلاع‌رساني به مردم.
اقدامات فرهنگي
- مشاركت در برگزاري سمينارها و گردهمايي تخصصي و عمومي دانشگاه.
- پوشش تبليغي ساختمانها و فضاهاي عمومي دانشگاه در گراميداشت ايام و مناسبتهاي ويژه.
- تدوين و اجراي طرح جامع تبليغات براي فضاسازي فرهنگي - تبليغي در ساختمانها و محوطه‌ها.
- طراحي و توليد هداياي تبليغاتي براي اهدا به مخاطبان (متناسب با سلايق و علايق قشرها).
- تهيه، تدوين و اجراي تقويم مراسم داخل دانشگاه.
- توليد و سفارش ساخت برنامه هاي تلويزيوني و فيلم‌هاي مورد نياز براي تبليغ عملكرد و مستندسازي‌دانشگاه.
انتشارات
- تدوين،طراحي و چاپ كتاب، بروشور جزوه و تهيه مواد انتشاراتي به منظور معرفي دانشگاه.
- گردآوري و نشر اطلاعات و اخبار و گزارشهاي مربوط به سياستها، فعاليتها، طرحها و برنامه‌ها باشيوه‌ها و قالبهاي مؤثر و مناسب.
- تدوين و انتشار خلاصه عملكرد سالانه دانشگاه براي ارائه به افكار عمومي.
- انتشار نشريه داخلي و برون دانشگاهي دانشگاه.
سنجش افكار
دو کار مهم را روابط عمومی در افکارسنجی دنبال می کند :
1سنجش افکار ارباب رجوع از طریق نمونه گیری و نظرسنجی 2 بررسی و تجزیه و تحلیل محتوای وسایل ( رسانه ها ، فیلم ها ، رادیو و تلویزیون، خبرگزاری ها ، سایت ها )
- تهيه گزارشهاي تحليلي ادواري (ماهانه/فصلي/سالانه) از افكار عمومي داخل و خارج از دانشگاه
- نقد و بررسي بازتاب فعاليتهاي دانشگاه در نظر اقشار مردم بويژه نخبگان، رسانه‌ها و دستگاهها از يك سو و مديران و كاركنان از سوي ديگر و ارائه گزارش آن.
- سنجش افكار عمومي درون دانشگاهي به منظور بازيابي مسائل و ارائه راه‌كارهاي مناسب به مديران.
- طراحي و اجراي نظام گردآوري پيشنهادهاي كاركنان،اعضاي هيات علمي و دانشجويان به منظور ترغيب آنان به مشاركت هرچه مؤثرتر در بهبود جريان امور دانشگاه.
پژوهش و برنامه‌ريزي
- تهيه گزارشهاي عملكرد دوره‌اي از فعاليتهاي روابط عمومي.
- نوآوري، خلاقيت و طراحي فعاليتهاي جديد در قلمرو وظايف روابط عمومي.
- نظارت و ارزيابي فعاليتها و اعمال نتايج حاصل در برنامه‌ها و فعاليتهاي آتي.
- طراحي و برنامه‌ريزي براي ارتقاء كليه اموري كه به رشد كمي و كيفي ارتباط و همدلي بين دانشگاه و مردم و دستگاهها و مديران و كاركنان با يكديگر بيانجامد.
شرح وظایف دفتر روابط عمومی
- جمع آوری اطلاعات، دسته بندی، تنظیم و آگاه ساختن مردم ازبرنامه ها و فعالیت های دانشگاه.
- تماس با موسسات و سازمانها و نهادها به منظور آگاهی از نیاز آنها به خدمات دانشگاه.
- مطالعه و برسی مستمر جراید و تهیه گزارشهای لازم.
- انتشار نشریه خبری – کاتالوگ های معرفی واحدها و دانشکده ها.
-ارائه مشاوره تخصصی و هنری در جهت تنظیم بروشورها، کاتالوگ ها آماده سازی صفحات و کلمات و موضوعات منطبق با اهداف و فعالیت های دانشگاه.
- انتشار نتیجه برنامه ها، سمینارها، کنفرانسها، سخنرانی های علمی و آموزشی برای اطلاع عموم از طریق وسایل ارتباط جمعی و بولتن ها
- ایجاد بانکهای اطلاعاتی مورد نیاز و نگهداری و تصحیح و تدوین اطلاعات به هنگام.
- تنظیم برنامه و نظارت بر امور تالارها و سالنهای اجتماعات دانشگاه.
- انجام امور تبلیغی ورسانه ای دانشگاه و برنامه ریزی نحوه اجرای آیین نامه ها و هماهنگ کردن تبلیغات سازمان.
- هماهنگی در تهیه مصاحبه رادیویی، تلوزیونی و مطبوعاتی و نظارت بر انجام آن.